04 Los principios básicos que determinan el comportamiento de los sistemas

Para Bertalanffy, todos los sistemas abiertos se rigen por grupos de principios básicos que determinan su comportamiento: 1) Principio de Equifinalidad (2001, pág.131), que lleva a determinados sistemas abiertos a alcanzar un mismo estado final partiendo de diferentes condiciones iniciales y por diferentes caminos. 2) Principio de Heterogeneidad (2001, pág. 211) que plantea que los sistemas existen porque se diferencian de su entorno, oponiéndose  a las fuerzas que llevan naturalmente a la igualación de las diferencias (homogeneidad). 3) Principio de Organización (2001, pág. 47) que sostiene que se necesita un sistema organizado para contrarrestar la tendencia general de los acontecimientos en la naturaleza física que llevan a estados de máximo desorden (entropía) y a la igualación de las diferencias (homogeneidad).

Los sistemas abiertos, y particularmente los sistemas sociales, por el principio de equifinalidad, contienen un mecanismo de autorregulación de su propio funcionamiento en relación con el entorno en el que operan. De otra manera, las diferentes configuraciones del entorno podrían disparar su comportamiento de manera totalmente descontrolada. Von Bertalanffy (2001, pág. 161) dice al respecto que: "Un sistema es un proceso circular en el cual parte de la salida es remitida de nuevo, como información sobre el resultado preliminar de la respuesta a la entrada, haciendo así que el sistema se autorregule, sea en el sentido de mantener ciertas variables o de dirigirse hacia una meta deseada". La autorregulación es entonces una parte muy importante del modelo de control del funcionamiento de los sistemas abiertos.

La idea de que los objetos se diferencian a través de su relación con el entono plantea una nueva forma de ver la realidad, más centrada en las relaciones con el entorno que en su funcionamiento interno.Precisamente los sistemas existen como tales porque se diferencian del  entorno con el que interactúan. La frontera entre el sistema y su entorno establece la separación entre lo que es sistema y lo que queda fuera de él. Las reglas de funcionamiento del sistema, diferentes de las de su entorno, evitan la igualación de ambos y la cosnecuente desaparición del sistema como tal. Por otra parte, se establecen  diferentes niveles de complejidad entre lo interno y lo externo. Lo interno (el sistema) como algo menos complejo y por lo tanto, diferenciado de lo externo (el ambiente), considerando la idea de complejidad sistémica de ambos objetos que es la base de la heterogeneidad de la realidad biológica y social.

Surge finalmente la poblemática de la organización como principio básico para el funcionamiento. Los sistemas abiertos – y entre ellos las organizaciones sociales - tienen una estructura y funcionamiento internos que los caracterizan y que les permiten diferenciarse del entorno. La organización es una de las características de los sistemas que va más allá de la complejidad de su estructura y los componentes del mismo. Precisamente las características  de esa organización, marcan una diferencia notable entre los sistemas administrados y los que no son administrados. La organización en los sistemas administrados es una característica importante y compleja que conlleva  una conducta orientada a objetivos y motivos, que es claramente diferente de la que tienen los sistemas no administrados en el mundo de las ciencias naturales.Esa organización determina gran parte de sus características funcionales, que trascienden a cada uno de los componentes aislados del sistema.

Los sistemas abiertos y específicamente los sistemas administrados, tienen un perfil que los caracteriza. Russell Ackoff (1993, pág. 36)  define una organización como un sistema por lo menos parcialmente auto-controlado orientado a un determinado fin (habla específicamente de metas, objetivos e ideales). “Esto hace posible contemplas los sistemas teleológicamente (de una manera orientada hacia el producto, y no determinísticamente (de una manera orientada al insumo.” Aclarando seguidamente que la teleolología no reemplaza al determinismo, sino que lo complementa. Los sistemas incluyen entre sus contenidos hombres y máquinas, una estructura que establece cursos de acción alternativos, comunicacionespara  determinación de la conducta e interacción y medios de elección de toma de decisión, estableciendo los cursos de acción que conducen a resultados elegibles entre los propios participantes.

Sobre estas bases, puede construirse una aproximación a los sistemas estatales, bien diferente de la propuesta por el modelo burocrático planteado previamente por Max Weber. Lo mismo podría decirse de las posibilidades de contruir una aproximación a la gestión de proyectos, que sea distinta del enfoque reduccionista que ve los proyectos de manera fragmentaria como listas de actividades y resultados asociados.

A su vez, los sistemas se ajustan mediante mecanismos de retroalimentación continuos que ayudan a corregir desviaciones, lo que es particularmente relevante cuando hablamos de proyectos sobre todo en etapas de ejecución. Para entender este concepto siguiendo a Tomas Austin Millán (2006), pensemos en la persona que conduce una bicicleta, que es una experiencia que la mayoría de los lectores de este artículo seguramente habrá vivido y por lo tanto, puede entender y aplicar. En la medida que avanza, el ciclista corrige la dirección, ya que la bicicleta tiene una fuerte tendencia a derivar hacia los lados. El acto de corregir la dirección impuesta es producto de la retroalimentación que se produce en la mente del ciclista, quien continuamente reexamina si va en la dirección que quiere, si ello no ocurre, corrige la dirección. Esta cualidad de auto-corrección sucede en todos los sistemas y es la base de la cibernética "que concierne en especial a los problemas de la organización y los procesos de control".

Constituiría un aporte poder ver a las burocracias como sistemas, con el enfoque precedentemente expuesto. La idea de que las burocracias en general – como sistemas sociales que son - también evolucionan no resulta ser algo descabellado, desde el punto de vista de la TGS planteada por von Bertalanffy. A pesar de que la teoría del modelo burocrático esencialmente mecanicista plantea aproximaciones a la realidad con estructuras rígidas y procesos predefinidos, el conjunto del sistema social que componen (sea este por ejemplo una institución sin fines de lucro  o una empresa comercial) no pueden permanecer inmutables ante los cambios del contexto, por más que sus estructuras internas y sus procedimientos formales, establezcan fuertes blindajes para mantener el statu quo imperante.

De la misma manera, los sistemas de innovación también evolucionan, pero esto resulta todavía más comprensible, debido a que la idea de innovar tiene en su esencia la idea de cambiar. Sin embargo, en los sistemas de innovación hemos visto que el marco teórico platea criterios graduales de desarrollo de las innovaciones matizados con grandes saltos cualitativos que replantean lo que se hace y como se hace en determinados sectores de actividad. Ideas que pueden tener su similitud con los procesos graduales de selección natural que generan pequeñas adaptaciones y por otra parte, las mutaciones genéticas que provocan un salto cualitativo en el normal desarrollo de los seres vivos. El equivalente de la mejora continua y la reingeniería, como formas de cambio respectivamente graduales y radicales, en las organizaciones, que pueden concebirse en su esencia como proyectos de cambio.

Otros aportes complementarios sobre la teoría de sistemas, muestran claras coincidencias respecto de las propiedades esenciales de los sistemas abiertos planteadas hace 50 años por Ludwig von Bertalanffy. Por ejemplo, Van Gigch (1990) describe lo que considera son las características más importantes de los sistemas abiertos (biológicos y sociales). Los sistemas abiertos muestran tanto un grado elevado o bajo de entropía o desorden, dependiendo de sus características específicas; muestran simplicidad organizada, complejidad no organizada o complejidad organizada; puede asignárseles un propósito (finalidad). Los sistemas abiertos son finalísticos o teleológicos que determinan una parte importante de sus propias características y en definitiva, de su forma de relacionamiento con otros sistemas. Este es un resumen consistente de las propuestas generales de teoría de sistemas y una buena aproximación a la problemática de los proyectos, que son un tipo particular de sistemas, que por su concepción temporar tendrán una vida más efímera.

Existe una característica muy interesante de los sistemas que es su complejidad, que no admite una única métrica para evaluarla. La complejidad se expresa en varias dimensiones. La complejidad de los sistemas abiertos está determinada no solamente por la cantidad de componentes que tienen, sino por  la variedad de configuraciones que puede adoptar dependiendo de las iteraciones entre los estados iniciales, sus propios patrones de comportamiento  y el contexto en el que opera, determina que un sistema muestre una alta o baja entropía (variedad, incertidumbre, desorden). Los aportes de Stafford Beer (1979) son muy interesantes. Sobre todo cuando considera  a las compañías como sistemas administrados que deben ser viables y realiza consideraciones sobre jerarquías y la unidad de administración. Esta visión constituye un aporte a la concepción de los proyectos y sobre todo a la apreciación de su complejidad dinámica durante su ejecución. 

Edgar Morin (1994) plantea claramente la problemática epistemológica de la complejidad, que muchas veces se ignora al formular los proyectos. Según la teoría de sistemas, los organismos vivientes y las instituciones sociales (que conforman por sus características sistemas abiertos incluyendo los proyectos) se pueden identificar porque muestran una complejidad similar, llamada complejidad organizada, que opera a través de un conjunto de propiedades diferenciadas de las de otro tipo de sistemas formales como por ejemplo el álgebra relacional o la lógica proposicional, en tanto sistemas. Tienen un número finito de partes componentes que se relacionan entre sí y con el contexto de muy diversas formas, generando las propiedades propias de sus propios sistemas, que van más allá de las propiedades derivadas de cada una de sus partes constitutivas. Esta apreciación constituye una clara superación del modelo sistémico con respecto al modelo reduccionista de análisis de la realidad, que constituía el paradigma prevaleciente hasta hace unos años.

Además hay otras preguntas claves en la comprensión de la realidad, que tienen raíces filosóficas muy profundas. ¿Existe un fin o propósito en el universo? La teleología plantea el estudio general de los fines o propósitos, analizando la posibilidad de atribuir una finalidad u objetivo a los procesos. Hay dos variantes radicalmente distintas respecto de la posición teleológica. La primera implica afirmar la existencia de un propósito consciente detrás de la regularidad de la naturaleza. Así se conjetura por ejemplo, la existencia de un gran arquitecto del universo. La segunda considera que no existe un fin o propósito general en la naturaleza. Este es el abordaje predominante desde la óptica de la ciencia tradicional. En esa línea, la opción de buscar explicaciones finalísticas, sólo se explica racionalmente por la existencia de una limitación de comprensión del universo, en las facultades intelectuales humanas. Lo que sin duda deja planteadas importantes preguntas sin poder encarar respuestas apropiadas.

Lo que tal vez resulte más interesante en el contexto del objeto a estudiar en la tesis que ha dado origen a este estudio de los sistemas, es que a determinados sistemas abiertos sean sociales o no, pueden asignárseles un propósito (finalidad). Estos sistemas abiertos operarían orientados a una finalidad principal como mantener la vida en un protozoario o bien aumentar la participación en el mercado en una compañía. Por ejemplo entran en esta tipología y en lo marcado en segunda instancia, las organizaciones humanas y en particular las empresas que son el objeto genérico de estudio de esta tesis. Los sistemas empresarios son diseñados originalmente para desarrollar conductas con un propósito o finalidad previamente definido. Y el encargado o encargados de establecer esa finalidad y de llevar adelante las acciones subsecuentes, es el administrador o son los administradores de ese sistema (cualquiera se el circunstancial nombre de cargo que se les asignen). Y todo lo dicho vale para los poryectos como sistemas sociales concebidos a término.

Considerando los fines o propósitos, se puede entonces, analizar conceptualmente los sistemas desde dos posiciones claramente diferentes. Por un lado, puede postularse la existencia de una causa final para lograr el resultado, generando una influencia sobre el proceso que conduce a ella. Por otro lado, se puede proponer la interpretación mecanicista donde los procesos y los resultados, no serían producto de la aproximación a un fin u objetivo. Planteando el tema en un nivel de alcance menor. ¿Existirá un fin o propósito general en los sistemas sociales? La respuesta en este caso admite menores niveles de controversia. Lo que no cabe duda es que en las instituciones – como sistemas sociales que son - la voluntad del administrador, plantea ese fin o propósito que, en mayor o menor medida, el sistema procura alcanzar.  Y la administración adecuada – en el sentido más amplio - tendría que ver con ello. Y no cabe duda que los proyectos son muestras más que evidentes del planteo de un fin o propósito relacionado con la ejecución de determinadas actividades en un determinado contexto y circunstancias, que con otros enfoques a veces se soslayam.  

John Van Gigch (1990), señala que para que tenga lugar la conducta con propósito de un sistema cualquiera, se deben dar un conjunto de requisitos entre los que se destacan que el objeto o propósito al cual se atribuye la conducta, debe ser parte del propio sistema. Esto es que se genera desde sus partes constitutivas. A su vez, es importante que esa conducta esté dirigida hacia un objetivo que tenga relacionamiento con los componentes internos del sistema y con el medio en que se desarrolla el proceso. Por otra parte, la elección de una determinada conducta debe conducir a un resultado expresado explicita o implícitamente, por al voluntad del administrador. Estas bases son importantes para comprender el funcionamiento de las organizaciones administradas, junto con la problemática de la interacción con el entorno. Y estas apreciaciones constituyen la base de una adecuada gestión de proyectos.

Además es importante señalar que lo que caracteriza a un sistema abierto no son precisamente sus componentes internos, es su relación con el entorno. El sistema no es la parte importante y el entorno se convierte en lo accesorio. Sin embargo, sistema y entorno, son igualmente importantes, para comprender el comportamiento del sistema funcionando. Según Luhmann: (1990, pág. 50): "Los sistemas no sólo se orientan ocasionalmente o por adaptación hacia su entorno, sino de manera estructural, y no podrían existir sin el entorno. Se constituyen y se mantienen a través de la producción y el mantenimiento de una diferencia con respecto al entorno, y utilizan sus límites para regular esta diferencia". Un sistema abierto no existiría si no puede diferenciarse de su entorno. De la misma manera, el entorno forma parte de la propia existencia y comportamiento del sistema, en la medida que esa interacción lo caracteriza como tal. Si se lograran concebir los proyectos en términos de sistema y entorno, se lograría una aproximación más completa y sobre todo más realista a lo que luego termina siendo la ejecución.

Por lo expuesto, la interacción del sistema como objeto estudiado, con el entorno, no es un asunto menor en la consideración del comportamiento de los sistemas abiertos y en particular de los proyectos. Todos los sistemas abiertos – y esa es la esencia de su comportamiento en relación con el medio circundante - tienen un mecanismo de retroalimentación que les permiten interactuar con otros sistemas. A su vez, esa relación con otros sistemas y la consecuente retroalimentación puede operar de manera positiva o negativa respecto del comportamiento querido del propio sistema. Es positiva cuando en la multiplicación entre la entrada y la salida, ésta aumenta con incrementos en la entrada. Es negativa cuando la salida disminuye al aumentar la entrada. Con este enfoque, la retroalimentación positiva generalmente conduce a la inestabilidad del sistema y la negativa a proporcionar un control al sistema, que permita su estabilidad.

Bernardo Ramírez Del Valle (2006) plantea la necesidad de ver el universo como un todo organizado, tomando con referencia una cita de von Bertalanffy: "Caos era el tan mentado juego ciego de átomos que en la filosofía mecanicista y positivista, parecía representar la realidad última, con la vida cual producto accidental de procesos físicos y la mente como epifenómeno. De caos se trataba cuando en la teoría actual de la evolución, el mundo viviente aparecía como producto de la casualidad, fruto de mutaciones al azar y de supervivencias en el apuro de la selección natural. De la misma manera en las teorías del conductismo así del psicoanálisis, la personalidad humana era considerada como producto casual de "natura y nurtura" de una mezcla de genes y una sucesión accidental de acontecimientos desde la primera infancia y la madurez. (...) Ahora buscamos otro modelo esencial de ver el mundo: el mundo como organización".

En esta línea se destacan los aportes de Robert Lilienfeld en Teoría de Sistemas. Orígenes y aplicaciones en ciencias sociales donde plantea la tesis de que la teoría de sistemas aplicada a “problemas originados en negocios, gobierno, política internacional, demuestran que el enfoque funciona y conduce tanto a la comprensión como a la predicción. Especialmente muestra que el enfoque sistémico no se limita a entidades materiales en física, biología y otras ciencias naturales, sino que es apropiado a entidades que son parcialmente inmateriales y heterogéneas. Por ejemplo, el análisis de sistemas de empresas comerciales incluye hombres, máquinas, edificios, entrada de materia prima, salida de productos, valores monetarios, motivación y otros elementos imponderables que pueden brindar respuestas precisas y consejos prácticos.” (Lilienfeld, 1991, pág. 44) Precisamente, comprensión y predicción son dos elementos fundamentales en la concepción y ejecución de los proyectos y el aporte de la teoría de sistemas en esa línea es muy claro.

Todos estos aportes de partida sobre “Teoría de Sistemas” nos llevan gradualmente a entrar en las contribuciones de la teoría de sistemas a las áreas sociales y porteriormente a los proyectos que abordaremos con mayor detalle en los siguientes puntos del estudio y específicamente, a la comprensión de las compañías y los proyectos, como sistemas sociales. Las organizaciones (con los proyectos incluidos) son en definitiva, un conjunto de personas y recursos relacionados entre sí y con sus atributos para alcanzar un fin común, que interactúa con el contexto y constituye una totalidad en un caso perdurable (organizacioens) y en el otro transitoria (proyectos). Las organizaciones, como sistemas sociales – incluyendo los proyectos -  son responsables de las consecuencias de sus decisiones y acciones por lo cual deben equilibrar la influencia del entorno con sus responsabilidades, satisfaciendo necesidades sociales al fabricar un producto ó brindar un servicio (de la Iglesia, 2006)